Digitaliseringen har gjort det enkelt att införa nya plattformar för samarbete.
I mitt arbete med förändring möter jag människor som reagerar negativt bara av tanken på att tvingas lära sig ny IT. Jag kan ofta förstå dem.
Organisationer förminskar nämligen ofta idén om den digitala arbetsplatsen till en fråga om licenser och upphandling av rätt verktyg. Men om medarbetarna inte engageras genom insikt om fördelarna med de nya digitala verktygen och hur de bäst används så riskerar man att ha kastat pengarna i sjön. Ändå upptäcker många organisationer att det går trögt att få medarbetarna att börja använda de nya digitala verktygen. Orsaken är ofta att det saknas en strukturerad process där medarbetarna engageras genom att verksamheten och dess behov kommer i fokus.
Undersökningsföretaget Vanson Bourne intervjuade över tusen beslutsfattare i stora företag om digitaliseringens påverkan på affärerna. Rapporten publicerades i april 2019 och visade att i 80 procent av fallen har medarbetarna svårt att tillgodogöra sig information som ny teknik genererar. 40 procent uppgav att deras organisation har investerat i ny teknik utan att integrera den med existerande system. En tidigare undersökning från CIO Executive Board visar att endast 34 procent av medarbetarna är villiga att ta till sig ny teknik som organisationen har investerat i.
Förklaringen till dessa barriärer mot användande av ny teknik ligger i att vi människor föredrar rutiner och sällan välkomnar förändring. För att bryta vanans makt och försäkra oss om att investeringar i ny digital teknik också blir ekonomiskt hållbara investeringar behöver vi känna engagemang och bli lockade genom att få reda på hur den nya tekniken kan hjälpa oss att uppnå tydligt uppsatta mål.
Vi behöver sätta fokus på den digitala arbetsplatsen som en gemenskap för alla medarbetare i organisationen. För att lyckas måste de tekniska frågorna kompletteras med en plan för hur förändringen ska gå till, liksom av insikten att alla användare är olika.
Ett ledarskap i samband med IT-projekt handlar om att skapa en process i flera steg som involverar flera avdelningar inom organisationen: personalavdelningen, utbildning, kommunikation och ledning. Tillsammans identifierar de målen och den nya teknikens roll i förändringen. Därefter behövs en plan för kommunikationen. Vilka är användarna och hur når vi dem med relevant information? Organisationen behöver identifiera vilka som påverkas, vad som kommer att hända och vara tydliga med på vilket sätt förändringen leder till något bättre. Om vi kan väcka engagemang genom att överföra insikt om nyttan och möjligheterna i det vardagliga arbetet ökar chanserna till framgång.
Lika viktigt är det att identifiera tekniskt kunniga medarbetare på avdelningarna. De kan fungera som mentorer genom att stötta och engagera kollegor som känner sig osäkra på hur de nya digitala verktygen fungerar. Genom att mäta och följa upp förändringar under processen kan medarbetarna se vad de behöver göra för att nå sina mål. Positiva effekter av förändringen som exempelvis en halverad mängd email kan övertyga även en skeptiker.
Att jobba strukturerat med förändringsledning snabbar på övergången till ett nytt digitalt arbetssätt med förbluffande hastighet. Förändringskonsulten Prosci visar i en rapport från 2018 att en organisation har sex gånger så stor chans att nå eller överträffa målen inom en angiven tidsplan om de lyckas engagera medarbetarna. Med medarbetare som känner sig delaktiga och informerade i förändringen ökar nyttan av investeringen genom ökad produktivitet och bättre lönsamhet.
Tre framgångsfaktorer för lyckad digital förändring formuleras:
Ett tydligt varför
Det är lättare att få med sig medarbetarna ju tydligare organisationen kan identifiera och förklara bakgrunden, planen för förändring och målen redan från starten.
Gemensamt ägandeskap
Den digitala arbetsplatsen är så mycket mer än bara en IT-fråga. Den är kritiskt för verksamheten och bör drivas från högsta ledningen och involvera såväl personalavdelningen och utbildning som engagerade ambassadörer på avdelningarna.
Tid att stötta processen
Alla medarbetare inom organisationen måste få den tid de behöver för att lära sig och dra full nytta av de nya verktygen och arbetssätten. Att bygga en digital gemenskap kräver tid och engagemang.
