IT-upphandling omsätter miljardbelopp, och det finns en önskan hos såväl upphandlare som leverantörer att förbättra dem ur ett hållbarhetsperspektiv.
Men det går trögt – trots att både kunskapen och viljan finns.
Varje år upphandlas det IT-produkter för många miljarder i Sverige. Bara den offentliga sektorn omfattar över 50 miljarder, och inköpen medför betydande påverkan på miljö och klimat. För att försöka minska den negativa påverkan försöker såväl upphandlare och inköpare som leverantörer att göra dem så hållbara som möjligt, men arbetet går långsamt. Trots att vi lägger betydande resurser på att ge hållbarhetsfrågorna viktigt utrymme i IT-upphandlingar leder arbetet sällan till konkreta resultat. Är miljökraven för hårda eller för milda idag?
– De är framförallt för många, säger Madeleine Bergrahm, Sustainability Manager Nordics & EU Public Procurement på HP. Hållbar upphandling idag innebär en pappersexcercis som i värsta fall inte leder någonstans. Det är väldigt ineffektivt, och det blir jobbigt i onödan eftersom kraven är så många att ingen orkar eller vet hur de ska följa upp det. Den så kallade Förenklingsutredningen, som i fjol lämnade sitt betänkande ”Möjligt, tillåtet och tillgängligt – förslag till enklare och flexiblare upphandlingsregler och vissa regler om överprövningsmål” (SOU 2018:44) har inte heller lett någonstans än.
Kunskapen finns för IT-upphandling
Enligt Madeleine Bergrahm finns kunskapen, men IT-branschen måste bli bättre på att kommunicera med kunderna om inverkan på hållbarhetsområdet.
– Branschen måste bli bättre på att styra om kunderna till att köpa in nyttan av en produkt. Fler borde lyfta blicken från produkterna och se på nyttan av dem, menar Madeleine Bergrahm. Att ställa om till inköp av tjänst istället för inköp av produkt skulle förmodligen leda till färre produkter totalt sett, men de skulle bli bättre utnyttjade.
Inköpspris ger inte hela bilden
Ett sätt att styra IT-sektorn mot en långsiktigt hållbar produktion och konsumtion som fått allt mer uppmärksamhet på sistone är cirkulära IT-upphandlingar. Syftet är att ställa om linjära resurs- och materialflöden till cirkulära, och på så sätt minska miljö- och klimatpåverkan. Det är ett relativt nytt begrepp, och arbetet med att ta fram och implementera upphandlingskriterier befinner sig fortfarande i ett tidigt skede.
– Det är inte helt klart idag hur en sådan upphandling skulle se ut, säger Madeleine Bergrahm. Kunder har börjat ställa frågor, och vi måste arbeta på en sådan lösning tillsammans. Det behöver också tas fram användbara modeller för hur man ska räkna på hållbarhet, idag är det väldigt komplicerat och det finns inga standarder att luta sig mot. Men en bra början är att upphandlarna ger hållbarhet mer vikt i upphandlingen, och att leverantörer hjälper till att utforma tydligare krav och bidrar med expertis.
LÄS MER: Hållbarhetstrenderna som omvandlar företagsamheten
Det är vanligt att vikta inköpspris högt i en IT-upphandling. Men det finns flera problem med det ur et hållbarhetsperspektiv. Dels är inte den kostnad som produkten orsakar miljön inräknad. Dels missar man ofta att en produkt med högre inköpspris kan innebära lägre kostnad på sikt:
– I EU-direktiv pekar man på livscykelkostnad som ett begrepp att ta hänsyn till, säger Madeleine Bergrahm. Tonerkassetter är ett bra exempel: det är lätt att räkna på fail rate eller antal sidor per krona. Men en piratprodukt leder i regel till högre servicekostnader för skrivaren, och den kostnaden finns inte med när man jämför med priset för originaltoner. Och det gagnar ju inte miljön heller. Även här behövs det bättre verktyg: HP har till exempel föreslagit åtta olika inköpskriterier som är kopplade till hållbarhet och kommunicerat på EU och i medlemsländerna.
Arbete med hållbar IT-upphandling är i sin linda
Arbetet med hållbar IT-upphandling är fortfarande i sin linda och mycket återstår att göra. Men redan idag finns det flera möjligheter att satsa på lyfta hållbarhet i upphandlingsförfaranden.
– Ett köpa en tjänst istället för hårdvara har flera fördelar, vi har rapporter som visar det, säger Madeleine Bergrahm. Men det ställer nya krav på upphandlare och leverantörer: allt från finansieringsmodeller till avtal och datahantering. Så det kräver en dialog mellan parterna och ett visst mod från beställaren att våga testa nya lösningar. Sedan finns det redan idag ofta bra guidelines på tankesmedjor och hos myndigheter, men användningen varierar stort. Det skulle nästan vara bättre med färre guider utan mer allmänna riktlinjer, och en uttalad strategi för hållbarhet i organisationen. Många tycker att det är ett svårt område och kanske är det därför som tillämpningen inte är så bra. Då är det bättre att man sänker tröskeln, och arbetar med färre krav som man faktiskt följer upp.
Så kan IT-upphandling bli bättre med hållbarhetstänk
- Var inte rädd för återanvända produkter. Kravställ funktion i stället och ha en dialog med leverantören om vilka produkter som uppfyller kraven.
- Ställ färre krav, men följ upp dem ordentligt. Premiera seriösa aktörer och redovisa.
- Blanda krav med önskemål, det vill säga krav som måste uppfyllas med några som kan vara valfria men ger extrapoäng till leverantörer som försöker höja sig på något område.
- Satsa på en enklare, uttalad strategi i organisationen. Många företag lägger mycket tid på att ta fram guider och riktlinjer men använder dem ineffektivt och därmed inte hållbart. Ofta finns redan bra krav som kan ge effekt, men som inte tillämpas.
- Formulera inte alltför detaljerade kravställningar som inte speglar de verkliga behoven. Ställ inte krav som inte går att följa upp.
- Våga frångå gamla hjulspår och en ny lösning. Utnyttja leverantörernas kunskap. Fortsatt utveckling på hållbarhetsområdet kommer att kräva mer öppenhet och en bättre dialog mellan parterna.
