Mer än 9 000 företag som är verksamma i Norge måste från nu i sommar följa Åpenhetsloven (Norwegian Transparency Act).
Det är visserligen ett år kvar till företagen behöver publicera de första rapporterna om hur de följer lagen, men redan nu ska de kunna lämna ut data om leverantörskedjan.
På så sätt ska utomstående lättare förstå hur miljön och mänskliga rättigheter riskerar att påverkas av verksamheten.
Frågan är när det blir dags för svenska företag att göra något liknande?
Svaret är: Snart! EU håller redan på att ta fram ett direktiv om ökad insyn i leverantörskedjor. När detta väl träder i kraft kommer även svenska företag behöva dokumentera mer om sin leverantörskedja. Det finns redan idag liknande lagar i många länder, såsom Frankrike, Nederländerna och Tyskland – men Norges nya lag är striktare.
Norsk lag blir tuffare än den svenska
Lagen är också klart striktare än de delar av Årsredovisningslagen i Sverige som kräver hållbarhetsrapport och att vissa större företag behöver berätta om risker för miljön, mänskliga rättigheter med mera som deras verksamheter, inklusive leverantörskedjan, innebär. I Norge ställs det krav på en grundlig due diligence, vilket innebär att företagen behöver samla in en stor mängd information om sina leverantörer.
För företagen handlar det här om en enorm dokumenthantering som behöver ske säkert, effektivt och utan att saker tappas bort. Många företag skulle därför vinna på att förbättra hur de hanterar alla dokument som behövs, menar vi på Penneo. Det handlar både om att framtidssäkra och om att effektivisera här och nu.
Ökad efterfrågan på dokument kommer pressa företagen
I Norge kommer allmänheten, medier och andra företag börja fråga efter den information som företagen nu förväntas samla in, för att följa lagen, och då behöver pappren vara i ordning. Dessutom kommer företagens egna företagskunder – som också måste följa lagen – fråga efter information, eftersom även dessa behöver information för att kunna följa reglerna.
Företagen är av lagen tvingade att samla in och lämna ut informationen och dessutom att göra det snabbt. Det här kommer bli en utmaning för många, som idag saknar system som är tillräcklig kapabla. Dessutom är säkerheten en utmaning.
Varför är detta riskabelt för företag?
En stor del av företagens verksamhet beskrivs i de dokument som krävs för att upprätthålla lagen i Norge. Detta samtidigt som dokumenten sprids inom och utanför organisationen. Det här gör att säkerheten blir ännu viktigare än vad den redan är.
Att leverantörers verksamheter blir mer offentliga är själva syftet med lagen. Som namnet på lagen antyder vill staten på så sätt ge mer insyn i företagens verksamhet.
Gautier Garin, regionchef för Penneo
Det här innebär dock att mycket känslig information tas fram, till exempel genom att due diligence visar på risker, som att en gruva riskerar att orsaka skador i närområdet eller att en leverantör misstänks för dåliga arbetsvillkor. Detta är givetvis väldigt känsligt för företag, som behöver ha kontroll över hur eventuella brister kommuniceras.
Likaså finns det gott om information som är viktiga att hålla hemliga av konkurrensskäl. Till exempel kan det röra sig om dokument som utgör intellectual property.
Informationsinsamlingen behöver breddas och ökas
Det är en rad avdelningar inom företaget som ska lämna information när den norska lagen nu genomförs i praktiken, vilket innebär att många människor kommer vara inblandade i processen. Till exempel kommer anställda inom inköp, upphandlingar, logistik, produktutveckling och HR vara inblandade. Dessutom behöver en rad externa parter bidra. Detta gör att det krävs en tajt process som inte lämnar något godtycke.
Dokumenthantering blir viktig i hela processen. Allt från att standardisera hur allmänheten kan be om information på hemsidan till att be leverantörer om dokumentation om t.ex. arbetsvillkor. Dessutom ska digitala signeringar av olika leverantörer ske på ett säkert och enkelt sätt. Kryptering är en nödvändighet för att hålla säkerheten på en hög nivå. Allt måste dessutom ske på ett sätt som gör att processen kan följas upp genom en audit trail.
Internationell trend som kommer till Sverige
Den större öppenheten är en del av en internationell trend, där allt fler länder menar att företag inte på egen hand kan förväntas ta ansvar för att leva upp till en hög standard i fråga om miljö, arbetsmiljö, socialt ansvar med mera. En gradvis skärpning av lagarna på området är alltså något vi måste förvänta oss.
Men det finns ingen anledning att se detta som något särskilt negativt. Även företagen själva kan ha nytta av den ökade kunskap om leverantörskedjan de får. Det kan till exempel minska risken för varumärkesskadande publicitet och vara ett argument vid rekryteringar.
Svenska företag bör därför redan nu förbereda sig inför kommande lagstiftning och framtidssäkra sin hantering av dokument av sina leverantörer. Det viktigaste steget att ta är då att se till att ha de system på plats som behövs för att faktiskt kunna genomföra de processer som krävs – utan att ta onödiga risker.
